Wenn ein Gegenstand in einen anderen EU-Staat gelangt, liegt regelmäßig eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Da es innerhalb der EU keine Grenzkontrollen gibt, muss auf andere Art und Weise nachgewiesen werden, dass der Liefergegenstand tatsächlich in ein anderes EU-Land gelangt ist. Die Steuerfreiheit gilt deshalb nur dann, wenn der Unternehmer diesen Nachweis führen kann (= Gelangensbestätigung).

Der Unternehmer, der eine innergemeinschaftliche Lieferung ausführt, muss den Nachweis, dass der Liefergegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, durch ein Rechnungsdoppel bzw. durch eine Bestätigung des Abnehmers führen. Diese Bestätigung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Abnehmers. Die Bestätigung muss vom Abnehmer oder von einem Beauftragten unterschrieben werden. Bei einer elektronischen Übermittlung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, wenn erkennbar ist, dass sie vom Abnehmer bzw. von dessen Beauftragten übermittelt wurde (wichtig ist die Absenderangabe).
• Bei dem Abnehmer einer innergemeinschaftlichen Lieferung, z.B. bei einem Reihengeschäft, darf nur derjenige in der Gelangensbestätigung genannt werden, der die Lieferung tatsächlich erhält. Das ist also nicht der Abnehmer einer ruhenden Lieferung.
• Ausstellungsdatum der Bestätigung,
• die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der Liefergegenstände,
• Monat und Ort des Erhalts der gelieferten Gegenstände (EU-Mitgliedsstaat mit Angabe von Stadt bzw. Gemeinde).

Wird der Liefergegenstand im Auftrag des liefernden Unternehmers oder des Abnehmers durch einen Dritten (z.B. durch einen Spediteur) an den Abnehmer befördert, können die erforderlichen Angaben gegenüber dem beauftragten selbstständigen Dritten gemacht werden. Der beauftragte Dritte muss gegenüber dem Lieferanten versichern, dass er über einen entsprechenden Beleg verfügt.

Für die Gelangensbestätigung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Es reicht z.B. aus, wenn die Angaben in einem Versendungs-beleg enthalten sind. Neben der Gelangensbestätigung sind weiter Nachweise zugelassen worden. Hierzu gehören insbesondere der Frachtbrief und die Bescheinigung des Spediteurs.

Buchnachweis: Der Ausfuhrnachweis wird gemäß § 17c UStDV durch einen Buchnachweis ergänzt. Der Buchnachweis besteht aus Aufzeichnungen, die es erlauben, jederzeit auf die dazugehörigen Belege zuzugreifen. Dass die Voraussetzungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen, muss sich unmittelbar aus der Buchführung ergeben. Der Belegnachweis allein genügt nicht. Enthalten Belege und Aufzeichnungen gegenseitige Verweise, reicht ein gewisser Grundstock an Aufzeichnungen aus. Eine eindeutige Zuordnung aus der Buchführung heraus ist dann möglich. Der Buchnachweis verlangt, dass die folgenden Angaben ersichtlich sind.

Aufzeichnungen in Beförderungs- und Versendungsfällen: 
Wird der Gegenstand einer Lieferung vom Lieferanten oder vom Abnehmen in ein anderes EU-Land befördert oder versendet, muss der Lieferant folgende Daten aufzeichnen:

• Name und Anschrift des Abnehmers,
• Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers für den Fall, dass eine Lieferung im Einzelhandel vorliegt,
• Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers,
• handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstands,
• Tag der Lieferung,
• vereinbartes Entgelt bei Regelversteuerung, vereinnahmtes Entgelt bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten,
• Art und Umfang einer eventuellen Be- oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet,
• Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet,
• Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

Aufzeichnungen in sogenannten Verbringungsfällen: Von einer Verbringung spricht man, wenn ein Unternehmer Gegenstände aus seinem Unternehmen aus dem Inland zur eigenen Verfügung in ein anderes Land der EU verbringt. In diesem Zusammenhang muss der Unternehmer Folgendes aufzeichnen:

• handelsübliche Bezeichnung und Menge des verbrachten Gegenstandes,
• Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmensteils, der im anderen EU-Land liegt,
• Tag des Verbringens,
• Bemessungsgrundlage gemäß § 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG.

Bei Fahrzeugen muss der Unternehmer zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer aufzeichnen.