Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer eines Selbständigen, der seinen Gewinn mithilfe einer Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt, sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der Bundesfinanzhof hat allerdings in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht konkretisiert, welche Aufzeichnungspflichten für solche Aufwendungen gelten. Diese Anforderungen müssen zwingend eingehalten werden. Ein Verstoß führt dazu, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger, der im Streitjahr unter anderem Einkünfte aus selbständiger Arbeit erzielte, bewohnte ein Eigenheim bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss. Seine selbständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung für das Streitjahr erklärte der Kläger unter anderem einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen Abschreibungen auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde. 

Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung reduzierte das Finanzamt die Abschreibungs-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Hiergegen legte der Kläger Einspruch ein. Das Finanzamt berücksichtigte daraufhin einen höheren Betriebsausgabenabzug für die Kosten des Arbeitszimmers. Mit seiner Klage begehrte der Kläger weiterhin einen Betriebsausgabenabzug in der von ihm erklärten Höhe. Das Finanzgericht wies die Klage mit der Begründung ab, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berücksichtigungsfähig seien, da der Kläger seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe.

Der BFH hat die Auffassung des Finanzgerichts bestätigt. Die Berücksichtigung von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer des Klägers als Betriebsausgaben bei dessen Einkünften aus selbständiger Tätigkeit sind gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG ausgeschlossen. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Die Erfüllung dieser Pflicht ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug.

Eine bloße Belegsammlung reicht nicht aus. Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssen einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Nur so ist die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet. 

Fazit: Im Streitfall fehlte die erforderliche Einzelaufzeichnung der Kosten. Der Kläger sammelte die Belege zunächst nur und erstellte die Übersicht erst später für die Steuererklärung. Auch die zusammengefasste Angabe der Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügte nicht den gesetzlichen Anforderungen. Eine genaue und einzelne Aufzeichnung der Aufwendungen wäre notwendig gewesen.