Bezüge sind steuerfrei, wenn sie auf Grundlage einer bundes- oder landesgesetzlichen Ermächtigung oder von der Bundesregierung oder einer Landesregierung aus einer Bundes- oder Landeskasse gezahlt werden. Voraussetzung ist, dass diese jeweils als Aufwandsentschädigung im Haushaltsplan ausgewiesen werden. Das Gleiche gilt für andere Bezüge, die als Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen an Personen gezahlt werden, die öffentliche Dienste leisten. Die Steuerbefreiung gilt nicht für Zahlungen, soweit sie den Aufwand des Empfängers übersteigen.

Praxis-Beispiel: 
Das Finanzamt behandelte 2.496 € (208 € monatlich) als steuerfrei und berücksichtigte den verbleibenden Betrag in Höhe von 2.656 € als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Nach erfolglosem Einspruch machte die Steuerpflichtige im Klageverfahren die vollumfängliche Steuerbefreiung der Aufwandsentschädigung in Höhe von 5.152 € geltend.

Das Finanzgericht wies die Klage ab. § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG ist verfassungskonform dahingehend auszulegen, dass nur die Erstattung solcher Aufwendungen von der Steuer befreit sind, die als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind. Entsprechend liegt keine steuerfreie Aufwandsentschädigung vor, wenn die Entschädigung für Verdienstausfall oder Zeitverlust gezahlt wird oder dem Empfänger ein höherer Aufwand erstattet wird, als ihm entstanden ist.

Der Steuerpflichtigen war im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit als Ortsvorsteherin kein abziehbarer Aufwand in Höhe der gewährten Entschädigung entstanden. Dabei erstreckt sich die Prüfung, ob die Entschädigung den Aufwand des Empfängers übersteigt, nicht darauf, welche Aufwendungen dem einzelnen Steuerpflichtigen konkret entstanden sind, sondern lediglich darauf, ob Personen in gleicher dienstlicher bzw. ehrenamtlicher Stellung im Durchschnitt der Jahre Aufwendungen etwa in Höhe der Aufwandsentschädigung hatten.

Zur praktischen Umsetzung dieser Prüfung kann auf die von den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegten Sätze, ersatzweise auf die in den Lohnsteuer-Richtlinien festgelegten Beträge zurückgegriffen werden. Oberhalb der von den obersten Landesbehörden bzw. in den Lohnsteuer-Richtlinien festgelegten Beträge kann der Steuerpflichtige darlegen und nachweisen, dass die ihm gewährte Aufwandsentschädigung in nicht ausreichendem Umfang als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt worden ist.

Vor diesem Hintergrund war die in 2020 gezahlte Aufwandsentschädigung in Höhe von 208 € monatlich, entsprechend 2.496 € jährlich als steuerfrei zu behandeln. Die Steuerpflichtige hatte weder nachgewiesen noch glaubhaft gemacht, dass ihr höhere Aufwendungen entstanden waren. Das Finanzgericht machte zudem deutlich, dass eine Doppelfunktion, wie sie von der Steuerpflichtigen bekleidet wurde, durch gleichzeitige ehrenamtliche Tätigkeit als Ortvorsteher und als Ortschaftsrat nicht den Ansatz eines höheren steuerfreien Betrags in Gestalt einer kumulativen Anwendung der Steuerfreibeträge für Ortsvorsteher und für Ortschaftsräte rechtfertigt. Nur soweit nachweislich höhere Aufwendungen entstanden sind, können diese berücksichtigt werden (BFH-Urteil vom 19.11.2024, VIII R 29/23).

Fazit: Die Verwaltungsvorschriften stellen ein Hilfsmittel zur Erleichterung der Feststellung bereit, inwieweit es sich um eine steuerfreie Aufwandsentschädigung handelt. Wird der tatsächlich entstandene Aufwand, der nicht in Zeitverlust oder Dienstausfall besteht, nicht nachgewiesen, ist – wie in diesem Fall – eine Schätzung zulässig.